ОГОЛОШЕННЯ ПРО ПРОВЕДЕННЯ ТЕНДЕРУ
на надання послуг з розробки, впровадження та супроводу зарплатного програмного модуля / програмного рішення для автоматизації процесів нарахування та виплати заробітної плати
ГО “Асоціація саперів України” оголошує початок тендеру на надання послуг з розробки, впровадження та супроводу зарплатного програмного модуля / програмного рішення для автоматизації процесів нарахування та виплати заробітної плати, обліку первинних документів та формування звітності.
Закупівля здійснюється в межах розвитку статутної діяльності організації та спрямована на оптимізацію внутрішніх бухгалтерських, кадрових і розрахункових процесів Асоціації.
Кого шукаємо: постачальника послуг / виконавця, який має досвід розробки, впровадження або доопрацювання програмних рішень для автоматизації процесів нарахування заробітної плати, кадрового обліку, табелювання та формування звітності.
1. Інформація про предмет закупівлі
Предмет закупівлі: послуги з розробки, впровадження та супроводу зарплатного програмного модуля / програмного рішення для автоматизації процесів нарахування та виплати заробітної плати, обліку первинних документів та формування звітності в розрізі проєктів ГО “Асоціація саперів України”.
Пріоритетним для Замовника є комплексне програмне рішення, яке може бути впроваджене як окремий зарплатний модуль або шляхом доопрацювання/інтеграції з наявною обліковою системою Замовника. Рішення має враховувати чинні внутрішні процеси організації та забезпечити їх автоматизацію без прив’язки до конкретної торговельної марки або програмної платформи.
Очікувана вартість закупівлі: не зазначається. Учасники повинні самостійно надати цінову пропозицію на повний обсяг робіт відповідно до технічного завдання.
2. Назва завдання
Розробка, впровадження та супровід зарплатного програмного модуля / програмного рішення для автоматизації процесів нарахування та виплати заробітної плати, обліку первинних документів та формування звітів.
3. Мета закупівлі
Метою закупівлі є оптимізація процесів нарахування, виплати заробітної плати та звітування щодо заробітної плати і податків шляхом впровадження програмних методів обробки інформації.
Результат має забезпечити можливість ведення зарплатного обліку в розрізі проєктів, формування табелів, обліку первинних документів, розрахунку заробітної плати, формування звітів, відомостей на виплату та інших необхідних документів.
4. Короткий опис технічних вимог
Виконавець має запропонувати рішення, яке дозволить автоматизувати такі процеси:
- планування фонду оплати праці в розрізі проєктів;
- формування штатного розпису та штатної розстановки;
- формування табелів обліку робочого часу по проєктах, по працівниках та по організації в цілому;
- облік первинних документів щодо статусу працівника: лікарняні, відпустки, відрядження, навчання тощо;
- розрахунок середнього заробітку;
- нарахування заробітної плати з урахуванням розподілу працівників по проєктах;
- контроль ЄСВ, податків та коректності розрахунків;
- формування відомостей на виплату заробітної плати та платіжних доручень;
- вивантаження даних для системи “Клієнт-Банк”;
- формування звітів у розрізі проєктів, працівників та організації в цілому;
- автоматичний контроль перевищення норми робочого часу працівника по всіх проєктах та посадах.
Детальний опис технічних вимог наведено у Додатку 1 до цього оголошення.
5. Зміст технічної пропозиції учасника
Учасник повинен надати технічну пропозицію з чітким описом того, як саме буде реалізовано послуги, а саме:
- опис запропонованого рішення та підходу до реалізації;
- опис способу реалізації рішення: окремий зарплатний модуль, доопрацювання наявної облікової системи або інше програмне рішення;
- опис основних документів, довідників, регістрів та звітів, які планується створити або доопрацювати;
- опис реалізації обліку в розрізі проєктів;
- опис реалізації контролю робочого часу;
- орієнтовний план-графік виконання робіт;
- інформацію про досвід впровадження або доопрацювання аналогічних програмних рішень;
- інформацію про команду виконавця;
- умови гарантійного та консультаційного супроводу;
- можливість проведення короткого навчання/консультації відповідальних працівників Замовника за потреби.
6. Строки виконання робіт
Строк виконання робіт пропонується Учасником у складі тендерної пропозиції. Перевага надаватиметься учаснику, який запропонує найкоротший реалістичний строк виконання робіт за умови повної відповідності технічним вимогам Замовника.
| № | Етап робіт | Строк виконання |
| 1 | Аналіз поточних процесів Замовника та наявної облікової системи | Пропонується Учасником |
| 2 | Погодження технічного підходу та деталізація вимог | Пропонується Учасником |
| 3 | Розробка / доопрацювання програмного функціоналу | Пропонується Учасником |
| 4 | Налаштування документів, довідників, регістрів та звітів | Пропонується Учасником |
| 5 | Тестування функціоналу разом із Замовником | Пропонується Учасником |
| 6 | Усунення зауважень та фінальне налаштування | Пропонується Учасником |
| 7 | Впровадження в роботу | Пропонується Учасником |
| 8 | Консультаційний супровід / навчання за потреби | Пропонується Учасником |
7. Критерії оцінки пропозицій
Оцінка пропозицій здійснюватиметься з урахуванням таких критеріїв:
- відповідність технічним вимогам Замовника;
- досвід Учасника у впровадженні або доопрацюванні програмних рішень для зарплатного/кадрового обліку;
- досвід виконання аналогічних робіт;
- якість запропонованого технічного рішення;
- реалістичність і швидкість запропонованих строків виконання робіт;
- вартість послуг;
- умови гарантійного та консультаційного супроводу;
- готовність забезпечити навчання/консультацію працівників Замовника за потреби.
Переможцем буде визначено учасника, пропозиція якого найбільш повно відповідає технічним вимогам Замовника, має обґрунтовану ціну, підтверджений досвід виконання аналогічних робіт та пропонує оптимальні строки виконання робіт.
8. Порядок подання пропозицій
Учасник подає свою тендерну пропозицію в електронному вигляді із зазначенням інформації про ціну та додає такі документи:
- комерційну / цінову пропозицію з деталізацією вартості;
- технічну пропозицію / опис підходу до реалізації;
- запропонований план-графік виконання робіт;
- інформацію про досвід виконання аналогічних робіт;
- інформацію про досвід впровадження або доопрацювання аналогічних програмних рішень;
- інформацію про команду, яка буде залучена до виконання робіт;
- документи, що підтверджують реєстрацію Учасника в ЄДР;
- документи щодо податкового статусу Учасника;
- довідку з банку про відкриття поточного рахунку;
- контактні дані Учасника, реквізити та контактну особу.
Оплата буде здійснюватися за безготівковим розрахунком на юридичну особу або фізичну особу-підприємця відповідно до умов договору.
Умови оплати, етапність виконання робіт та порядок приймання результатів будуть погоджені сторонами під час укладення договору.
9. Подання тендерної пропозиції
Тендерну пропозицію надати на електронну адресу: procurement@uda.org.ua
Тема листа: «Тендерна пропозиція – зарплатний програмний модуль»
Кінцевий строк подання пропозицій: до 23.06.2026
Тривалість закупівлі: з 11.06.2026 по 23.06.2026
Контакти для уточнення умов тендеру: Курпа Микита Валерійович, електронна пошта: kurpa.mykyta@gmail.com